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La piattaforma può associare matricole, metadati, hash, marcature tecniche e informazioni di provenienza per identificare il record e favorire la tracciabilità. Tali elementi documentano operazioni interne e date registrate, ma non sostituiscono registrazioni ufficiali, prove originarie o valutazioni giudiziarie.

I certificati generati attestano le informazioni presenti nel sistema alla data indicata e possono includere autore dichiarato, opera, serie, anno, tiratura, carta, inchiostri, laboratorio e tecnico. Non certificano automaticamente l'autenticità assoluta, la titolarità incontestata, il valore economico, l'unicità fisica o l'assenza di diritti altrui.

L'autore è responsabile del rispetto delle norme sul ritratto e sulla protezione dei dati. Quando necessario deve ottenere e conservare una liberatoria adeguata, prestando particolare attenzione a minori, contesti privati, soggetti vulnerabili e usi commerciali. Il gestore può chiedere prova dell'autorizzazione senza assumere l'obbligo generalizzato di verificarla.

La ripresa di opere d'arte, architetture, spettacoli, marchi, proprietà private o beni soggetti a vincoli può richiedere autorizzazioni ulteriori. L'accesso al luogo o la disponibilità materiale dell'oggetto non implicano automaticamente il diritto di pubblicarne o sfruttarne l'immagine.
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Ricevuta una segnalazione sufficientemente circostanziata, il gestore può limitare cautelativamente il contenuto, informare l'utente e valutare le informazioni disponibili. L'utente può presentare osservazioni e prove dei propri diritti. Il gestore non sostituisce l'autorità giudiziaria e può mantenere la limitazione in presenza di dubbi seri o obblighi legali.

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