PicExpo è una vetrina e uno strumento di ricerca. Salvo diversa indicazione espressa, non è un marketplace, non conclude automaticamente vendite e non agisce come rappresentante esclusivo dell'autore.
In PicExpo.it vengono esposte tutte le foto degli autori presenti in Clan Dei Fotografi ad esclusione di :
- quelle marcate dall'autore come escluse dalla visione pubblica esterna alla piattaforma
- quelle escluse dallo staff per ragioni tecniche
- quelle escluse dallo staff per ragioni editoriali
Tutte le foto esposte in PicExpo possono essere soggette a richieste di acquisto. La compravendita non è mai automatica ma sempre soggetta all'approvazione dell'autore previo sottomissione della proposta d'acquisto.
Le foto già marcate dall'autore come disponibili alla vendita, ovvero inserite ufficialmente nel circuito PicExpo, presentano un bollino identificativo nella miniatura ed il sistema attribuisce un Prezzo Suggerito.
Le foto non ancora inserite nel circuito PicExpo non presentano il bollino e non espongono alcun prezzo. In caso di richiesta di acquisto sarà l'autore a decidere se attivare le funzionalità di compravendita inserendo la foto nel circuito.

L'autore può contrassegnare preventivamente una fotografia come presente in PicExpo.it e assoggettarla agli algoritmi di calcolo del prezzo suggerito e ai sistemi di finalizzazione della vendita. L'inserimento presuppone che l'autore disponga dei diritti necessari, che abbia completato i dati del profilo e che l'immagine rispetti i regolamenti.

Il contrassegno indica disponibilità a ricevere manifestazioni di interesse, non un'offerta irrevocabile né garanzia di vendita, stampa, tiratura, prezzo o concessione di licenza.

La funzione «Mi interessa» presente nel quadro di esposizione dell'immagine dedicata a PicExpo inoltra o registra una richiesta. Autore e interessato devono successivamente definire identità, opera, supporto, dimensioni, tiratura, prezzo, imposte, spedizione, diritti concessi e condizioni.

La visualizzazione non concede diritti di riproduzione o sfruttamento. Ogni uso richiede un accordo con il titolare dei diritti.

L'autore può chiedere la rimozione da PicExpo, fatti salvi richieste già avviate e dati da conservare. Il gestore può escludere immagini non conformi o non più disponibili.
L'operazione di rimozione dal circuito PicExpo può essere immediato se l'immagine non è vincolata da una trattativa in corso. In caso contrario occorrerà attendere i tempi tecnici affinché tutti ricevano le opportune comunicazioni.

La responsabilità dei contenuti e delle immagini esposte in PicExpo, ivi compreso la conservazione delle liberatorie e la veridicità dei diritti d'autore sono di esclusiva pertinenza dell'autore.
La responsabilità della cura e dell'invio dell'immagine stampata all'acquirente è del gestore.

I dati del richiedente sono usati per gestire il contatto e devono essere trattati dall'autore soltanto per la finalità ricevuta, nel rispetto della normativa.

L'acquirente seleziona l'immagine e invia una richiesta al sistema che provvede ad informare l'autore indicando tipo di carta e formato, prezzo consigliato ed eventuale prezzo richiesto dall'acquirente. 
All'autore viene mostrato in dettaglio il prezzo di compravendita complessivo e l'importo decurtato dai costi di stampa, imballo e spedizione.
Nel caso l'acquirente indichi un prezzo ritenuto insufficiente il sistema non consente il proseguire della trattativa.
Se l'autore rifiuta, il potenziale acquirente viene informato e la trattativa si chiude.
Se l'autore accetta il sistema invia una richiesta all'autore di invio dei file ad alta risoluzione. I file vengono esaminati e se la stampa è fattibile viene inviata una richiesta di pagamento all'acquirente. 
A pagamento avvenuto viene corrisposta la somma pattuita all'autore a cui contestualmente (se richiesto) viene inviato via posta ordinaria il certificato cartaceo per la firma. Il certificato elettronico della stampa è realizzato d'ufficio.
A stampa ultimata viene spedita all'acquirente.